Datenschutzerklärung

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Datenverarbeitungen im Sinne des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (revDSG) und – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Besonderheit bei Anrufverarbeitung

Soweit Voxera im Auftrag eines Geschäftskunden (z.B. Arztpraxis, Anwaltskanzlei, KMU) Anrufe entgegennimmt und verarbeitet, ist der Geschäftskunde der Datenschutz-Verantwortliche für die Anruferdaten. Voxera handelt dabei als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe AVV).

Anfragen von Anrufern bezüglich ihrer Daten richten sich primär an den Geschäftskunden, der angerufen wurde. Voxera unterstützt subsidiär bei berechtigten Anliegen.

Welche Daten wir erheben

Wir erheben und verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Datenkategorie	Beispiele	Zweck
Kontaktdaten (Voxera-Kunden)	Firma, Name, E-Mail, Telefon, Adresse, UID	Vertragsabwicklung, Kommunikation, Abrechnung
Anrufdaten (Anrufer beim Voxera-Kunden)	Rufnummer, Audioaufzeichnung, Transkript, Datum/Uhrzeit, Dauer, Gesprächszusammenfassung	Erbringung des KI-Telefonassistenten im Auftrag des Voxera-Kunden
Dashboard-Nutzungsdaten	Login-Zeiten, IP-Adresse, genutzte Funktionen	Bereitstellung des Kundenportals, Sicherheit
Zahlungsdaten	Rechnungsadresse, Zahlungsbestätigungen	Abrechnung. Hinweis: Kreditkartendaten werden ausschliesslich beim Zahlungsdienstleister gespeichert, nicht bei Voxera
Technische Daten	IP-Adresse, Browser, Gerät, Logs	Sicherheit, Fehleranalyse, technischer Betrieb
Konfigurationsdaten	Begrüssungstexte, KI-Anweisungen, Geschäftslogik	Personalisierung des KI-Assistenten

Auf welcher Basis verarbeiten wir Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Daten, die zur Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich sind
• Berechtigte Interessen (Art. 31 Abs. 2 lit. b revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit, Betrugsprävention, technische Optimierung, soweit Ihre Interessen nicht überwiegen
• Einwilligung (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit Sie für bestimmte Verarbeitungen ausdrücklich eingewilligt haben (z.B. Marketing-Newsletter)
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 31 Abs. 2 lit. c revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Insbesondere Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten

Wie wir Ihre Daten nutzen

• Bereitstellung und Betrieb des KI-Telefonassistenten
• Anzeige von Anrufdaten, Transkripten und Auswertungen im Kunden-Dashboard
• Rechnungsstellung und Vertragsabwicklung
• Technischer Support und Kundenkommunikation
• Verbesserung unserer Dienstleistungen (in aggregierter, nicht-personenbezogener Form)
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen
• Sicherheits- und Betrugsprävention

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir verwenden Anrufinhalte oder personenbezogene Daten nicht für das Training unserer KI-Modelle und auch nicht für das Training von KI-Modellen Dritter, soweit dies nicht durch eine spezifische Funktion mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Wer erhält Ihre Daten?

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich ist. Wir nutzen dafür sorgfältig ausgewählte Drittanbieter (Sub-Auftragsverarbeiter), mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge (DPA) abgeschlossen haben.

Es kommen folgende Kategorien von Empfängern und Sub-Auftragsverarbeitern zum Einsatz:

Kategorie	Zweck	Datenstandort
Telefonie-Infrastruktur	Bereitstellung der Voxera-Rufnummern, Anrufweiterleitung, Sprachübertragung	Schweiz / EU / USA
KI-Sprachdienste	Spracherkennung, Sprachverstehen, Sprachsynthese, Verarbeitung der Anrufinhalte	USA
Cloud-Datenbank und Authentifizierung	Sichere Speicherung von Kunden-, Anruf- und Konfigurationsdaten	Schweiz (primärer Datenstandort)
Web-Hosting	Bereitstellung der Webanwendung und Website	EU / USA
Workflow- und E-Mail-Dienste	Versand transaktionaler E-Mails (Rechnungen, Benachrichtigungen)	EU
Zahlungsdienstleister	Abwicklung von Zahlungen (sofern angewendet)	EU / USA

Geschäftskunden (B2B) erhalten im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) die vollständige Liste der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter mit Anbieternamen und Datenstandorten. Anrufer und sonstige Betroffene können diese Liste auf begründete Anfrage unter info@voxera.ch erhalten.

Voxera informiert Vertragskunden mindestens 30 Tage im Voraus über beabsichtigte Änderungen der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter und gibt ihnen die Möglichkeit, der Änderung aus berechtigtem Grund zu widersprechen.

Übermittlung in die USA und ausserhalb der EU/CH

Einige unserer Sub-Auftragsverarbeiter haben ihren Hauptsitz in den USA. Bei der Verarbeitung Ihrer Daten kann eine Übermittlung in die USA erfolgen, insbesondere im Rahmen der KI-Sprachverarbeitung und Telefonie-Infrastruktur.

Wir stellen ein angemessenes Datenschutzniveau wie folgt sicher:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCC): Wir haben mit allen US-Anbietern die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln abgeschlossen
• Technische Massnahmen: Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS), Zugriffskontrollen, Pseudonymisierung wo möglich
• Organisatorische Massnahmen: Vertragliche Verpflichtungen unserer Sub-Auftragsverarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes
• Datenminimierung: Wir übermitteln nur Daten, die für die jeweilige Leistung zwingend erforderlich sind
• Datenresidenz Schweiz: Die zentrale Datenbank von Voxera wird in einem Rechenzentrum in der Schweiz betrieben

Trotz dieser Massnahmen können wir nicht ausschliessen, dass US-Behörden unter bestimmten Umständen (z.B. nach dem CLOUD Act) Zugriff auf bei US-Anbietern gespeicherte Daten verlangen. Wir informieren transparent darüber.

Auf Anfrage übermitteln wir Ihnen Kopien der abgeschlossenen Standardvertragsklauseln.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Datenart	Speicherdauer
Audio-Aufzeichnungen von Anrufen	30 Tage nach Anruf, danach automatische Löschung
Transkripte und Anruf-Metadaten	Während der Vertragsdauer, danach 30 Tage Übergangsfrist
Kunden- und Vertragsdaten	Während der Vertragsdauer + 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrung gem. OR)
Rechnungsdaten	10 Jahre (Schweizer Buchführungspflicht)
Kontaktanfragen ohne Vertragsabschluss	2 Jahre nach letztem Kontakt
Technische Logs (Server, Sicherheit)	Maximal 90 Tage
Marketing-Einwilligungen	Bis zum Widerruf der Einwilligung

Im Falle der Vertragsbeendigung werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Daten, die ausschliesslich aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weitergespeichert werden, werden für andere Zwecke gesperrt.

Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen:

• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über TLS/HTTPS. Daten in Datenbanken sind im Ruhezustand verschlüsselt (AES-256)
• Zugriffskontrolle: Strikte Berechtigungsverwaltung, Mehr-Faktor-Authentifizierung für Voxera-Mitarbeiter, Need-to-know-Prinzip
• Datenresidenz: Die Hauptdatenbank wird in der Schweiz (Zürich) betrieben
• Sicherheits-Updates: Regelmässige Aktualisierungen aller Systemkomponenten, Patch-Management
• Backup und Wiederherstellung: Regelmässige Backups der Daten, dokumentierte Wiederherstellungsprozesse
• Audit-Logs: Protokollierung aller Zugriffe auf personenbezogene Daten
• Vendor-Sicherheit: Sorgfältige Auswahl und vertragliche Verpflichtung aller Sub-Auftragsverarbeiter

Bei einem Datenschutzvorfall mit hohem Risiko informieren wir den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) sowie die Betroffenen unverzüglich gemäss den gesetzlichen Vorgaben.

Cookies und Tracking

Unsere Website (voxera.ch) und Webanwendungen (admin.voxera.ch, dashboard.voxera.ch) verwenden technisch notwendige Cookies für den Betrieb, die Sicherheit und die Authentifizierung. Diese Cookies sind erforderlich, um die Funktionsfähigkeit der Anwendung zu gewährleisten.

Wir verwenden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ohne Ihre Einwilligung. Soweit wir in Zukunft optionale Webanalyse-Tools einsetzen, werden Sie über einen Cookie-Banner um Ihre Einwilligung gebeten.

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden die eingegebenen Daten ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Datenschutzrechte der betroffenen Personen

Sie haben gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht	Was bedeutet das?
Auskunft (Art. 25 revDSG / Art. 15 DSGVO)	Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir zu Ihrer Person speichern
Berichtigung (Art. 32 revDSG / Art. 16 DSGVO)	Unrichtige oder unvollständige Daten können Sie durch uns korrigieren lassen
Löschung (Art. 32 revDSG / Art. 17 DSGVO)	Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Einschränkung (Art. 18 DSGVO)	Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung einschränken
Datenübertragbarkeit (Art. 28 revDSG / Art. 20 DSGVO)	Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten
Widerspruch (Art. 30 revDSG / Art. 21 DSGVO)	Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
Widerruf von Einwilligungen	Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen

Wie Sie Ihre Rechte ausüben können

Senden Sie uns eine Anfrage an info@voxera.ch. Zur Identifikation kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein. Wir beantworten Anfragen grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen kostenlos. Bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anfragen können wir ein angemessenes Entgelt verlangen oder die Bearbeitung verweigern.

Anrufer-Anfragen

Wenn Sie als Anrufer (nicht als Voxera-Vertragskunde) eine Anfrage zu Ihren Daten haben, wenden Sie sich bitte primär an das Unternehmen, das Sie angerufen haben (den Voxera-Geschäftskunden). Voxera unterstützt subsidiär bei berechtigten Anliegen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch. Für EU-Bürger gelten die jeweils zuständigen nationalen Aufsichtsbehörden.

Besonderheiten bei der KI-Telefonie

Im Rahmen unseres KI-Telefonassistenten («Lara») werden Telefongespräche automatisch entgegengenommen, transkribiert und mittels KI verarbeitet.

Disclosure am Gesprächsanfang

Voxera stellt sicher, dass jeder Anrufer zu Beginn des Gesprächs in folgender oder vergleichbarer Form informiert wird:

Der Voxera-Kunde ist verpflichtet, diese Disclosure-Funktion korrekt zu konfigurieren und in seinem operativen Betrieb einzusetzen.

Verarbeitete Daten

• Audio des Gesprächs: Verarbeitung in Echtzeit; kurzfristige Zwischenspeicherung im Rahmen des technisch Notwendigen
• Transkript des Gesprächs: Speicherung gemäss den oben genannten Speicherfristen
• Metadaten: Anrufzeit, Telefonnummer (sofern übermittelt), Anrufdauer, Gesprächszusammenfassung

EU AI Act

Voxera ist ein KI-System im Sinne von Art. 50 EU AI Act. Wir erfüllen die Transparenzpflicht durch die obenstehende Disclosure am Anfang jedes Gesprächs. Anrufer aus der EU werden somit klar darüber informiert, dass sie mit einem KI-System sprechen.

Verantwortlichkeit

• Für die Verarbeitung von Anruferdaten ist primär unser Geschäftskunde (das Unternehmen, das Sie angerufen haben) verantwortlich. Voxera handelt als Auftragsverarbeiter.
• Für die Voxera-eigene Verarbeitung (Vertragsdaten unserer Geschäftskunden, Plattform-Nutzung, technischer Betrieb) ist Voxera selbst verantwortlich.

DSFA und besondere Schutzmassnahmen

Aufgrund der Natur der KI-gestützten Anrufverarbeitung haben wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäss Art. 22 revDSG / Art. 35 DSGVO durchgeführt. Wir haben angemessene technische und organisatorische Massnahmen ergriffen, um identifizierte Risiken zu minimieren.

Bei besonders sensiblen Branchen (z.B. Arztpraxen, Anwaltskanzleien) empfehlen wir unseren Kunden, ihrerseits eine eigene Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen und uns gegebenenfalls bei Rückfragen zu kontaktieren.

Aktualisierungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um sie an neue gesetzliche Anforderungen, geänderte Verarbeitungsprozesse oder neue Sub-Auftragsverarbeiter anzupassen. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir aktiv (z.B. per E-Mail an Vertragskunden). Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter voxera.ch/datenschutz.

Datenschutz-Anfragen